Przejdź do głównego menu Przejdź do treści
logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: Z/16/07

Zasadność ponoszenia i rozliczania kosztów paliwa w SPA „Dąbie” za okres 2004 r. – 2007 r.

Szczecińskie Przedsiębiorstwo Autobusowe „Dąbie” Sp. z o.o., ul. Struga 10, 70 – 784 Szczecin

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 19.10.2007 r. do dnia 30.11.2007 r. przeprowadził kontrolę w Szczecińskim Przedsiębiorstwie Autobusowym „Dąbie” Sp. z o.o. (zw. dalej SPA) w zakresie prawidłowości ponoszenia i rozliczania kosztów paliwa w spółce SPA od roku 2004 do 2007 r.
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 24.12.2007 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08.01.2008 r.
SPA Dąbie powołane zostało Uchwałą Rady Miasta z dnia 26.07.1999 r.,
w którym 100% udziałów posiada Gmina Miasto Szczecin.
Przedmiotem działalności Spółki jest zaspokajanie potrzeb mieszkańców Szczecina w zakresie usług transportowych. W celu realizacji powyższego zadania SPA Dąbie w okresie od 01.01.2004 r. do 31.10.2007 r. zużyło paliwo na łączną kwotę 33.319.928,30 zł, co stanowiło 28,42% ogółu kosztów.
Kontrola wykazała nieprawidłowości polegające między innymi na: płaceniu przez SPA za dostawę paliwa kwot wyższych od określonych w umowie, tankowaniu i eksploatowaniu autobusu pomimo wcześniejszego zdjęcia go z ewidencji środków trwałych oraz braku dokumentacji zwrotu 500 litrów paliwa w przypadku dwóch likwidowanych pojazdów. Stwierdzono ponadto uchybienia dotyczące wypełniania kart drogowych przez upoważnione osoby.
            Ustalono, że w okresie od 16.10. do 16.11.2007 r. SPA Dąbie zapłaciło dostawcy paliwa kwotę wyższą niż wynikało to aneksu nr 1/2006 do umowy z dnia 04.01.2001 r. Przyczyną ww. nieprawidłowości był brak kontroli kwot ujętych na fakturach, które wystawca wpisywał w wysokości zawyżonej. Spowodowało to nienależne wypłacenie za dostarczone paliwo kwoty 26.392,49 zł. Główny księgowy wystąpił do dostawcy o skorygowanie przedmiotowych faktur, dopiero w trakcie i na wniosek kontroli. Osobą odpowiedzialną poza głównym księgowym za ww. kontrolę do dnia 31.10.2006 r. był specjalista ds. ubezpieczeń i zamówień, a do 31.10.2007 r. samodzielny pracownik ds. ewidencji i rozliczania eksploatacji.
Analiza kosztów związanych z zakupem paliwa przez SPA Dąbie w latach 2004-2007 (do 16.11.2007 r.) poprzez porównanie ceny zakupu jednego litra paliwa z ceną po jakiej zakupu dokonywało SPA Klonowica, wykazała z kolei, że SPA Dąbie zakupuje paliwo na podstawie umowy zawartej w dniu 04.01.2001 r. na czas nieokreślony, po znacznie wyższych cenach niż SPA Klonowica, pomimo że obie Spółki zużywają podobne ilości paliwa (około 3 mln litrów rocznie). Z uwagi na opinię prawną z dnia 11.09.2000 r. w sprawie ww. umowa nie została zawarta przez Spółkę w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. SPA Dąbie wydało w latach 2004-2007 kwotę o 1.059.321 zł większą, niż gdyby zawarło umowę na warunkach identycznych jak w umowie na dostawę paliwa zawartej przez SPA Klonowica, która to umowa poprzedzona była przetargiem nieograniczonym.
W związku z powyższym w ocenie kontroli wskazanym byłoby rozważenie możliwości przeprowadzenia przetargu w celu wyłonienia dostawcy paliwa na korzystniejszych warunkach. Podkreślenia wymaga, że obowiązujące obecnie przepisy nakładają na podmioty takie jak SPA Dąbie obowiązek stosowania ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 ze zm.) przy zawieraniu umów, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 euro.
Kontrola wykazała, że w przypadku dwóch autobusów (nr 2195 i 2095) zlikwidowanych w dniu 30.05.2006 r. brak było dokumentacji wskazującej na zwrot łącznie 500 litrów paliwa znajdującego się w tych pojazdach. Stwierdzono ponadto przypadek tankowania i eksploatowania autobusu (nr 399) w dniach 22-25.06.2007 r., pomimo że pojazd ten został wcześniej zdjęty z ewidencji środków trwałych. Według wyjaśnień zastępcy dyrektora ds. technicznych i eksploatacyjnych, SPA Dąbie nie posiadało dokumentacji dotyczącej zwrotu paliwa przez oba pojazdy, a autobus nr 399 został dopuszczony do ruchu przez dyspozytora i brygadzistę zmianowego z powodu braku taboru.
W toku kontroli stwierdzono również uchybienia dotyczące prowadzenia kart drogowych. Spośród skontrolowanych 288 kart pod kątem zużycia paliwa w odniesieniu do przebiegu kilometrów wykazano uchybienia polegające na błędach w wypełnianiu przez upoważnione osoby kart drogowych, bądź też niewypełnianiu w całości poszczególnych rubryk kart (np. brak stanu końcowego licznika, niepoprawnie wpisany stan początkowy licznika, błędne wpisanie numeru rejestracyjnego autobusu).
 
Prezydent zalecił Prezesowi SPA Dąbie, aby:
1.      Rozważyć możliwość wyboru dostawcy paliwa w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych w celu wyłonienia dostawcy na korzystniejszych warunkach.
2.      Nadzorować realizację umów na dostawę paliwa ze szczególnym uwzględnieniem wydatków ponoszonych na ten cel.
3.      Prowadzić rzetelnie dokumentacje dotyczącą eksploatacji autobusów, zwłaszcza w zakresie roztankowania pojazdów przeznaczonych do likwidacji oraz w zakresie prowadzenia kart drogowych.
 

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2008/02/21, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2008/02/21 14:31:15
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2008/02/21 14:31:15 nowa pozycja