Statystyka dostępu

Ilość wizyt: 74838725

Aktualna strona: 63925

Wydrukowano: 1078

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli:P/27/08

Realizacja projektu pn. „Jezioro Szmaragdowe – miejsce polsko-niemieckiej edukacji ekologicznej” w ramach Programu INTERREG IIIA

Zakład Usług Komunalnych , ul. Ku Słońcu 125 a w Szczecinie
Wyniki kontroli:INFORMACJE - USTALENIA

Realizacja Projektu pn. „Jezioro Szmaragdowe – miejsce polsko – niemieckiej edukacji ekologicznej” nr INT/MV-BB-PL.3/C1.2006.015 w ramach programu INTERREG III A.

Zakład Usług Komunalnych ul. Ku Słońcu 125 w Szczecinie

W grudniu 2008 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Zakładzie Usług Komunalnych w Szczecinie, przy ul. Ku Słońcu 125, zwanym dalej ZUK, w zakresie realizacji Projektu pn. „Jezioro Szmaragdowe – miejsce polsko – niemieckiej edukacji ekologicznej” nr INT/MV-BB-PL.3/C1.2006.015 w ramach programu INTERREG III A.

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
 
W dniu 30.03.07 r. w Szczecinie pomiędzy Wojewodą Zachodniopomorskim, a Zakładem Usług Komunalnych podpisana została umowa o dofinansowanie Projektu pn. „Jezioro Szmaragdowe - miejsce polsko-niemieckiej edukacji ekologicznej” w ramach Programu INTERREG III A Polsko-Niemieckiego Pogranicza na obszarze Krajów Związkowych Meklemburgia Pomorze Przednie/Brandenburgia-Polska (Województwo Zachodniopomorskie).
            Łączna wartość Projektu po zmianach wyniosła 943.640,30, w tym wydatki kwalifikowane 594. 502,31 zł.
Kontrola nie wykazała istotnych nieprawidłowości, stwierdzono jedynie niedociągnięcia, pozostające bez wpływu na realizację ww. Projektu.
Wydatki poniesione przez ZUK, zostały zweryfikowane przez Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki - Instytucję Pośredniczącą i zrefundowane na rachunek bankowy Beneficjenta.
Ustalono, że realizacja Projektu przebiegała zasadniczo zgodnie z umową i harmonogramem określonym we wniosku aplikacyjnym, a dokonane przez ZUK przesunięcia w harmonogramie rzeczowo-finansowym, zostały zgłoszone pisemnie do ZUW. Zrealizowano w pełni działania główne określone we wniosku, dotyczące : wykonania 621 m ścieżki ekologicznej, organizacji imprez turystyczno – kulturalnych dla szkół, posadowienia gatunków chronionych roślin.
Wszystkie rozliczenia związane z Projektem prowadzone były na wydzielonym rachunku bankowym, a wydatki dokonywane były w terminach i wysokościach określonych w harmonogramie oraz ujmowane w wyodrębnionej ewidencji księgowej. Wszystkie dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do zapłaty przez osoby upoważnione. Dokumentacja dotycząca zrealizowanego Projektu przechowywana jest w siedzibie wydziale organizacyjnym oraz wydziale księgowości ZUK.
W trakcie przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że :
ZUK zwrócił się do Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego o sporządzenie aneksu do umowy o dofinansowanie, w zakresie przesunięcia terminu rzeczowego i finansowego realizacji Projektu, dopiero w dniu 31.12.2007 r., tj. po upływie terminu zakończenia realizacji, podczas gdy zgodnie z § 16 ust. 1 umowy o dofinansowanie, powinien to zrobić w formie pisemnej, przed ich wprowadzeniem i nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu.
            Nie sporządzono sprawozdania ze zrealizowanych warsztatów przyrodniczo-edukacyjnych z udziałem strony niemieckiej, a tym samym w dokumentacji brak jest potwierdzenia realizacji wskaźnika rezultatu o którym mowa w punkcie IV. 3 wniosku o przyznanie dofinansowania ze środków Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A.
            Sprawozdania z realizacji Projektu (okresowe, roczne, końcowe) zostały przekazane do Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego z opóźnieniem tj. niezgodnie z § 9 umowy o dofinansowanie, w myśl którego terminy przekazywania do Instytucji Pośredniczącej sprawozdań z realizacji Projektu wynoszą odpowiednio: sprawozdania okresowe (półroczne) w terminie do 10 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego, sprawozdania roczne w terminie do 25 dni kalendarzowych od zakończenia roku kalendarzowego, sprawozdanie końcowe w terminie do 25 dni kalendarzowych od daty zakończenia finansowego realizacji Projektu.
Stwierdzono również, że na zleceniu, dotyczącym obsługi autokarowej otwarcia ścieżki, nie zamieszczono informacji o udziale Funduszu we współfinansowaniu Projektu oraz logo Programu, co pozostaje w sprzeczności z § 15 ust 2 umowy o dofinansowanie, wg którego Beneficjent końcowy był zobowiązany do zamieszczania we wszystkich dokumentach, które przygotowuje w związku z realizacją Projektu, informacji o udziale Funduszu we współfinansowaniu Projektu oraz logo Programu.
W trakcie kontroli stwierdzono ponadto, że nie został ustalony podział obowiązków pracowników dla poszczególnych zadań w związku z realizowanym Projektem oraz obieg dokumentacji w tym zakresie, co skutkowało brakiem przepływu informacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w realizację Projektu.
 
            Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi ZUK :
1)     Sporządzić sprawozdanie ze zrealizowanych w dniu 16 listopada 2007 r. warsztatów przyrodniczo-edukacyjnych z udziałem strony niemieckiej oraz sporządzać ww. sprawozdania przy organizacji kolejnych warsztatów.
2)     Zobowiązać Kierownika Leśnictwa Dąbie do przekazania pisemnej informacji o stopniu realizacji wskaźników rezultatu Projektu, w czasie umożliwiającym terminowe złożenie do Instytucji Pośredniczącej sprawozdań z osiągnięcia wskaźników rezultatu. Sprawozdanie powinno być złożone do 25 dni po zakończeniu każdego roku kalendarzowego.
3)     Zarchiwizować całość dokumentacji dotyczącej realizowanego Projektu w sposób pozwalający prześledzić ścieżkę wydatku od przedłożenia wniosku o płatność do poszczególnych faktur, z zachowaniem wymogu przechowywania dokumentacji dotyczącej Projektu zgodnie z zapisem umowy o dofinansowanie tj minimum do 31 grudnia 2013 r.
4)     Dokumentować notatkami służbowymi istotne ustalenia związane z realizowanym Projektem, które zostały uzgodnione z Zachodniopomorskim Urzędem Wojewódzkim w formie telefonicznej.
 
W przypadku realizacji w przyszłości Projektów z wykorzystaniem dofinansowania z UE, Prezydent Miasta zalecił ponadto :
1) Przestrzegać terminów wynikających z zawartej umowy (sporządzanie aneksów, sprawozdawczość).
2) Zamieszczać na wszystkich dokumentach związanych z realizacją Projektu stosowne oznaczenia wynikające z zawartej umowy o dofinansowanie.
3) Określić pisemnie podział zadań oraz obieg dokumentów pomiędzy pracownikami zaangażowanymi w realizację Projektu.

Informacja o wytworzeniu danych   Poprzednie wersje danych
© Urząd Miasta Szczecin link zewnętrzny Wszelkie prawa zastrzeżone Kontakt. Pl. Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin