Statystyka dostępu

Ilość wizyt: 74838665

Aktualna strona: 63923

Wydrukowano: 1078

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli:Z/12/08

Kontrola w zakresie dotyczącym skargi z dnia 27.06.2008 r. i 02.07.2008 r.

Zakład Usług Komunalnych, ul. Ku Słońcu 125a w Szczecinie
Wyniki kontroli:INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 8 – 21.07.2008 r. przeprowadził kontrolę w Zakładzie Usług Komunalnych (zw. dalej ZUK), w zakresie dotyczącym skarg z dnia 27.06.2008 r. i 02.07.2008 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli Z/12/08 podpisanym w dniu 31 lipca 2008 r.
Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości dotyczyły:
braku rzetelnej i pełnej informacji o dostępnych miejscach do pochówku, spowodowanej niedokonywaniem systematycznych przeglądów cmentarzy pod kątem pozyskania miejsc pod pochówki,
braku procedur dotyczących gospodarowania miejscami do pochówku,
jednoosobowego podejmowania decyzji o sprzedaży miejsc do pochówku,
braku stosownych zapisów w zakresach obowiązków osób administrujących cmentarzami upoważniających do czynności związanych ze „sprzedażą” miejsc do pochówku,
sposobu prowadzenia ksiąg osób pochowanych,
sposobu wystawiania zleceń pochówku przez pracowników Wydziału Usług Cmentarnych (brak dat wystawienia, podpisów lub brak zleceń w ogóle),
-   wyznaczenia nowego miejsca do pochówku w kwaterze A12 (w pasie zielonym), które wg planu cmentarza miało pozostać wolne.
W toku kontroli stwierdzono, że ZUK nie dokonywał systematycznie kompleksowych przeglądów (spisów z natury) cmentarzy w Dąbiu i Zdrojach pod kątem możliwości pozyskania nowych miejsc np. dokonania pochówków w lukach między grobami, wyrównania rzędów (uskoków) oraz ustalenia miejsc pod ponowny pochówek (np. w wyniku likwidacji grobu). Skutkowało to tym, że administrator cmentarza w Dąbiu i Zdrojach nie dysponował pełną i wyczerpującą wiedzą o dostępnych miejscach do pochówku, co z kolei przyczyniło się do powstania niedopuszczalnej - w ocenie kontroli - praktyki samodzielnego wyszukiwania takich miejsc przez zakłady pogrzebowe. Ustalono, że w listopadzie 2007 r. przeprowadzono jedynie – w oparciu o księgi osób pochowanych - spis grobów nieopłaconych, które mogłyby zostać zlikwidowane i wykorzystane do ponownego pochówku. Powyższe nie zapewniło jednak pełnego obrazu o stanie wolnych miejsc, gdyż nie obejmowało ew. miejsc do odzysku oraz możliwości pozyskania miejsc nowych.
Przyczyną ww. nieprawidłowości było nieopracowanie przez kierownika Wydziału Usług Cmentarnych procedur (w tym terminów i zasad inwentaryzacji) dotyczących gospodarowania miejscami odzyskanymi do pochówku, np. poprzez ekshumację, w wyniku wiatrołomów, usuniętych ławek, rabatek, miejsc powstałych jako „dotulenie” do istniejącego grobu pojedynczego a także gospodarowania miejscami nowymi („czystymi”). Uregulowano jedynie kwestię użycia grobu do ponownego chowania zmarłych przez likwidację grobu istniejącego (zarządzenie nr 53/2006 Dyrektora ZUK z dnia 14.07.2006r.), co stanowiło zaledwie 9 % badanych zleceń (3 przypadki na 32 skontrolowane w okresie 1.06.-7.07.2008 r.).
W kontekście ww. ustaleń, zastrzeżenia kontroli dotyczą także braku nadzoru nad pracownikami zarządzającymi cmentarzami w zakresie gospodarowania miejscami do pochówku. Samodzielne decydowanie o miejscu dokonania pochówku (wskazywanie i sprzedaż tych miejsc) poprzez jednoosobowe podpisywanie zleceń pochówku w przypadku wyrażenia zgody na pogrzeb w nowym miejscu – w powiązaniu z brakiem okresowej inwentaryzacji i opracowanych procedur dysponowania miejscami odzyskanymi, a także w warunkach coraz większej konkurencji zakładów pogrzebowych – stwarza możliwości nadużyć oraz błędów (tzw. słaby system kontroli wewnętrznej). Ustalono ponadto, że faktyczne wykonywanie czynności związanych ze wskazywaniem i sprzedażą miejsc do pochówku oraz wydawaniem i podpisywaniem zleceń, nie zostało formalnie potwierdzone stosownym zapisem w zakresach czynności pracowników zarządzających cmentarzami.
Bezpośrednim skutkiem ww. słabego systemu kontroli był błąd popełniony przez pracownika Wydziału Usług Cmentarnych – administratora cmentarza przy wyznaczeniu miejsca do pochówku, podnoszony w skardze z dnia 27 czerwca 2008 r. Dotyczyło to wyznaczenia przez ww. pracownika miejsca do pochówku w kwaterze A12 cmentarza w Dąbiu (zmarły T.K.), w pasie zieleni nie przeznaczonym pod pochówki, podczas gdy wg planu cmentarza miejsce w ww. kwaterze miało pozostać wolne. Wyznaczenie tego miejsca nastąpiło w takim oddaleniu od ostatniego grobu w rzędzie, że w konsekwencji w zaistniałej luce wyznaczone zostało nowe miejsce (drugi przypadek poruszany w skardze – zmarła D.O). Ryzyko wystąpienia tego typu błędów zostałoby ograniczone, gdyby decyzje o przyznaniu miejsca pod pochówek były podejmowane dwuosobowo. Brak aktualnej informacji na temat stanu wolnych miejsc ze strony zarządcy cmentarza, spowodował z kolei dwie sytuacje, w których pracownik WUC nie miał wiedzy o wolnych miejscach do pochówku, jednym powstałym w wyniku ekshumacji - miejsce to zostało sprzedane dopiero po powrocie z urlopu administratora cmentarza w Dąbiu (zmarła J.K.) oraz drugim, które można było już wcześniej odzyskać poprzez likwidację (zmarły J.P.). W świetle powyższegokontrola wykazała zasadność wszystkich czterech wyżej opisanych i wskazanych w skargach przypadków.
Uwagi kontroli dotyczyły też sposobu prowadzenia ksiąg osób pochowanych. Ustalono, że prowadzone przez ZUK księgi osób pochowanych były niezgodne z § 14 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 1.08.2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. Nr 90, poz.1013 ze zm.), wg którego każdy wpis do ksiąg cmentarnych osoba upoważniona potwierdza swoim podpisem. Stwierdzono także, że w niektórych przypadkach wpisy dokonywane były nieterminowo i niechronologicznie (cmentarz w Dąbiu - poz. nr 102 i poz. nr 128), co było niezgodne z § 6 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia, wg którego wpisy powinny być dokonywane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia pochowania oraz w kolejności pochowania zwłok lub szczątków na cmentarzu.
Na wszystkich 32. skontrolowanych zleceniach pochówku z kolei brak było daty ich wystawienia, na 22. zleceniach nie było podpisów pracowników WUC, a w przypadku dwóch pochówków (w badanym okresie od 1.06. – 7.07.2008 r.) w ogóle nie wystawiono zleceń. Powyższa praktyka wypełniania dokumentów, spowodowała że nie ma możliwości ustalenia który z pracowników i kiedy wystawił zlecenie, co stanowi naruszenie zasady przejrzystości w procesie „przydziału” miejsc pochówku oraz stwarza możliwości nadużyć w tym zakresie. Przyczyną ww. nieprawidłowości oraz luk w systemie był m.in. brak pisemnych procedur wypełniania druków zleceń pochówku (pisemnie uregulowano jedynie zasady wypełniania tych druków w przypadku ponownego wykorzystania grobu). Z uwagi na istotność prawidłowego ich wypełniania w procesie przydziału miejsc, wskazane byłoby opracowanie pisemnych zasad wypełniania druków zleceń, ze szczególnym uwzględnieniem daty sporządzenia i podpisów osób odpowiedzialnych.
Podnoszony w skardze zarzut dotyczący braku możliwości dokonywania „od dłuższego czasu” pochówków na cmentarzu w Dąbiu i Zdrojach przez firmę pogrzebową S.P. „EDEN” oraz informacja, że cmentarze w Dąbiu i Zdrojach mają status cmentarzy zamkniętych - nie znalazły natomiast potwierdzenia w ustaleniach stanu faktycznego. W toku kontroli stwierdzono bowiem, że w okresie od 1 maja do 7 lipca 2008 r. S.P. „EDEN” otrzymała zgodę na wykonanie 28 na 61 pochówków, co dało tej firmie 46 % udział w rynku (następna w kolejności firma „ORION” wykonała w ww. okresie 13 pochówków, co stanowiło 21 % udział w rynku). Faktyczne wykonywanie pochówków (do dnia zakończenia kontroli WKIAW) oraz brak formalnej decyzji Rady Miasta o zamknięciu cmentarza komunalnego, po zasięgnięciu opinii właściwego inspektora sanitarnego (według art.1 ust.4 ustawy z dnia 31.01.1059 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 23, poz. 295 ze zm.), świadczą o tym, że cmentarze w Dąbiu i Zdrojach nie mają statusu cmentarzy zamkniętych.
W toku kontroli nie został rozpatrzony, przywołany w skardze, przypadek zmarłego M.K. z uwagi na brak dokumentacji (skarżący przytoczył rozmowę telefoniczną).
             Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1.   dokonanie kompleksowego przeglądu cmentarzy w Dąbiu i Zdrojach (inwentaryzacja) oraz ich systematyczne aktualizowanie,
2.   opracowanie procedur dotyczących gospodarowania miejscami nowymi
i z odzysku,
3.   uzupełnienie zakresów obowiązków pracowników administrujących cmentarzami,
4.   wprowadzenie obowiązku (w ramach nadzoru nad pracownikami administrującymi cmentarzami) dwuosobowego podejmowania decyzji o sprzedaży miejsca do pochówku,
5.   dostosowanie danych zawartych w księdze osób pochowanych do obowiązujących przepisów,
6.   opracowanie wzoru druku zlecenia pochówku oraz jasnych zasad jego wypełniania.
 

Informacja o wytworzeniu danych   Poprzednie wersje danych
© Urząd Miasta Szczecin link zewnętrzny Wszelkie prawa zastrzeżone Kontakt. Pl. Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin