Statystyka dostępu

Ilość wizyt: 75014647

Aktualna strona: 64150

Wydrukowano: 1078

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli:P/33/08

Gospodarka finansowo – księgowa za okres 2007 r.

Przedszkole Publiczne nr 52 ul. Milczyńska 44 w Szczecinie
Wyniki kontroli:INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 10.12.08 r. do 12.01.09 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 52 w Szczecinie przy ul. Milczańskiej 44, zwanym dalej PP nr 52, w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2007 r.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 lutego 2009 r.  
Przedszkole Publiczne nr 52 prowadziło w 2007 r. działalność w formie zakładu budżetowego – w okresie od stycznia do sierpnia oraz jednostki budżetowej – od września. Według sprawozdania Rb-30 PP nr 52 jako zakład budżetowy uzyskało na dzień 31.08.2007 r. zarówno przychody budżetowe jak i koszty w wysokości 464.566,40 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-27S i Rb-28S PP nr 52 uzyskało na koniec 2007 r. dochody budżetowe w wysokości 175,65 zł, co stanowiło 462% zaplanowanej kwoty, wydatki budżetowe przedszkola wyniosły 139.400zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-34 PP nr 52 uzyskało na koniec 2007 r. dochody w wysokości 121.631,57 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty i wydatki z rachunku dochodów własnych w wysokości 104.856,36 zł, co stanowiło 97% zaplanowanej kwoty.
W trakcie kontroli ustalono, że stosowany w jednostce do prowadzenia ksiąg rachunkowych system komputerowy w nieprawidłowy sposób klasyfikuje dane w sporządzanych zestawieniach paragrafów. Na ww. zestawieniach, które powinny stanowić podstawę do sporządzenia przez jednostkę sprawozdań z realizacji planu wydatków i dochodów, system udostępniał bowiem dane dotyczące wydatków i przychodów. Dodatkowo w saldzie przychodów uwzględnione zostały na plus operacje zmniejszające, natomiast w części dotyczącej dochodów z § 097 uwzględnione zostały dane z kont rozrachunkowych, a nie z rachunku bankowego. Stwierdzono ponadto, że w przypadku dokonywania zapisu technicznego w celu zachowania zasady czystości obrotów na rachunku bankowym, system uwzględnia w zestawieniu paragrafów jedynie zapis dokonany po jednej stronie konta, co wpływa na zmianę salda wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor), wg którego księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych.
Ustalono ponadto, iż w kontrolowanym okresie 10 z 12 zestawień obrotów i sald zostało nieterminowo sporządzonych. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 2 uor, który stanowi, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz umożliwiają dokonanie rozliczeń finansowych.
Kontrola dokumentów księgowych wykazała w 7 przypadkach (na 21 skontrolowanych) uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków PP nr 52 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na malowanie i tapetowanie pomieszczeń przedszkola na kwotę 2.000 zł ujęte zostały w § 422, zakup komputera z monitorem na kwotę 2.298 zł w § 475, zakup akcesoriów komputerowych na kwotę 294,78 zł w § 421, zakup tuszu i tonera na kwotę 675,03 zł w § 474, wydatki na odprowadzenie ścieków na kwotę 466,44 zł w § 426, zakup usługi dostępu do internetu na kwotę 152,29zł w § 437 oraz opłaty za dokonanie przelewu na kwotę 4,25 zł w § 426 i § 437 wraz z fakturami uregulowanymi tymi przelewami. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług remontowych ujmuje się w § 427, na zakup wyposażenia w § 421, na zakup akcesoriów komputerowych w § 475, na odprowadzenie ścieków i usługi pocztowe w § 430, a na zakup usługi dostępu do internetu w § 435.
Stwierdzono także uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia operacji dokonanych w jednostce w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej (zwrot za wyżywienie, wpływy opłaty stałej za przedszkole, odsetki bankowe). Dodatkowo ustalono, że faktury dotyczące dzierżawy (w tym zwrot kosztów energii) ewidencjonowane były w poszczególnych okresach sprawozdawczych w różny sposób, co niezgodne było z art. 4 ust. 1 uor, wg którego jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.
Kontrola dokumentów księgowych wykazała we wszystkich 26 przypadkach brak podpisu osoby sprawdzającej (18 faktur dot. dochodów i 8 wyciągów bankowych), a także we wszystkich 16 przypadkach brak zarówno podpisu osoby sprawdzającej i zatwierdzającej (12 raportów kasowych, 2 dowody KP, 2 dowody KW). Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia oraz z załącznikiem nr 4 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, wg którego raporty kasowe, dokumenty KW i KP sprawdza główny księgowy, a zatwierdza dyrektor.
Ustalono, że dekretacja dokumentów księgowych w 12 przypadkach (spośród 25 skontrolowanych) dokonywana była z pominięciem podpisu osoby odpowiedzialnej , a w pozostałych 13 przypadkach z pominięciem zarówno podpisu jak i wskazania daty jej dokonania. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać ww. elementy. Stwierdzono ponadto, że we wszystkich przypadkach (na 7 zbadanych) dokonywania poprawy błędów na dokumentach księgowych nie było daty naniesienia poprawek ani podpisu osoby odpowiedzialnej za ich dokonanie, co niezgodne było z zapisami art. 22 ust. 3 uor.
W toku kontroli stwierdzono niezgodność stanu pozostałych środków trwałych według ewidencji na koncie 013 – „Pozostałe środki trwałe” na koniec 2007 r. ze stanem ujętym w księgach inwentarzowych, prowadzonych przez głównego księgowego na kwotę 28,08 zł. Do czasu zakończenia kontroli nie wyjaśniono jednak różnicy na kwotę 3,57 zł. Powyżej wskazane uchybienie stanowiło naruszenie przepisu art. 16 ust. 1 uor, który stanowił, iż konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej.
W toku badania funkcjonującego w PP nr 52 systemu rachunkowości stwierdzono liczne uchybienia w zakresie dostępnej dokumentacji opisującej politykę rachunkowości, przyjętego planu kont oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ustalono, że w kontrolowanym okresie Pani Dyrektor PP nr 52 nie zaktualizowała dokumentacji dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości jednostki, mimo że przepis art. 10 ust. 2 uor nakładał taki obowiązek. W dokumentacji nie określono bowiemprzyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej orazwersji oprogramowania stosowanego w PP nr 52 do prowadzenia ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z art. 10 ust. 1 uor, wg którego dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości powinna zawierać
ww. elementy.
Zapisy księgowe dokonywane w ewidencji PP nr 52, jako datę dokonania operacji wskazywały datę zamknięcia raportu kasowego (dot. zobowiązań uregulowanych gotówką), co niezgodne było z przyjętymi w PP nr 52 zasadami ewidencji. Nie była prowadzona ponadto ewidencja na koncie: 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” dotycząca czeków i wpłat gotówkowych realizowanych w okresie październik – grudzień 2007 r., 020 – „Wartości niematerialne i prawne” oraz 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Dodatkowo ewidencja na koncie 201 – „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” nie obejmowała rozrachunków z kontrahentami regulowanych w ciągu miesiąca, a jedynie rozrachunki powstałe na koniec danego miesiąca. Ewidencja prowadzona na koncie 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” obejmowała jedynie operacje udzielenia i ostatecznego rozliczenia zaliczki stałej udzielanej intendentowi. Na ww. koncie nie prowadzono ewidencji faktur opłaconych z zaliczki stałej w okresie od momentu jej udzielenia do momentu jej uzupełnienia do wysokości 4.000 zł poprzedzającego ostateczne rozliczenie. Stwierdzono także, że ewidencja kosztów w księgach rachunkowych PP nr 52 w okresie wrzesień – grudzień 2007 r. nie była prowadzona z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), w którym ustalone zostały zasady ewidencji na powyższych kontach.
Kontrola wykazała ponadto, że faktury dotyczące zakupu wyżywienia, opłacone gotówką, ewidencjonowane były zbiorczo w jednej kwocie bez załączonego odpowiedniego dokumentu zbiorczego, mimo że według art. 20 ust. 3 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. W toku kontroli stwierdzono także uchybienia w zakresie ewidencji dochodów z tytułu wpłat za przedszkole i wyżywienie. Ustalono bowiem, iż ewidencja dochodów z ww. tytułu prowadzona była w księgach rachunkowych zbiorczo - nie prowadzono ewidencji analitycznej zobowiązań i należności poszczególnych dzieci, co było niezgodne z przyjętymi zasadami ewidencji. Dodatkowo stwierdzono przypadek dokonania zwrotu za wyżywienie z powodu usprawiedliwionej nieobecności dziecka w przedszkolu w kwocie o 20 zł niższej niż wynikało to z dokumentacji PP nr 52.
Kontrola wykazała, że przy udzielaniu zamówień na kwotę powyżej 3000 zł, we wszystkich 3 kontrolowanych przypadkach notatka służbowa z dokonanej analizy rynku nie zawierała informacji dotyczącej wartości szacunkowej zamówienia, a dodatkowo wskazano w niej nieprawidłowy kurs euro. Stanowiło to naruszenie postanowień § 9 ust. 4 pkt 2 i 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 330/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta (obecnie § 11 ust. 4 pkt 2 i 3 załącznika nr 1 do zarządzenie nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r.), wg którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową zawierającą informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro określonego w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2007r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.).
W wyniku kontroli 6 akt osobowych (33% zatrudnionych pracowników), stwierdzono, że pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku woźnej oddziałowej wypłacono dodatek za wysługę lat za 2 miesiące w wysokości wyższej niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu. Spowodowane było to uwzględnieniem urlopu bezpłatnego w stażu pracy stanowiącym podstawę do ustalenia wysokości dodatku za wysługę lat, co zostało jednak poprawione. Stwierdzono ponadto 2 przypadki wypłacenia wynagrodzenia z tytułu przepracowanych nadgodzin niższego niż wynikało to ze sporządzonych wykazów nadgodzin. Powyższe spowodowane było przyjęciem przez głównego księgowego przy wyliczaniu wynagrodzenia z ww. tytułu nieprawidłowego przelicznika tj. 45 minut jako 0,45 godziny. Kontrola wykazała także przypadek wypłacenia premii, w której nie został uwzględniony okres urlopu bezpłatnego (główny księgowy). Powyższe uchybienia spowodowały zwiększenie wydatków z tytułu wynagrodzeń o kwotę w wysokości 53,44 zł.
Dodatkowo ustalono, że premie w miesiącu kwietniu 2007 r. dla pracowników administracji i obsługi zostały wypłacone, mimo braku dokumentu, stanowiącego podstawę wypłaty. Powyższe było niezgodne z pkt 2 ppkt 6 i 7 regulaminu premiowania pracowników administracji i obsługi PP nr 52, wg którego  premię przyznaje się za okres przepracowany, a przyznaje ją dyrektor placówki po zaciągnięciu opinii związków zawodowych lub zespołu kierowniczego.
             W wyniku kontroli stwierdzono, że w obowiązującym w PP nr 52 regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania i regulaminie premiowania pracowników administracji i obsługi nieprawidłowo wskazano podstawę prawną, a dodatkowo podstawę prawną ww. regulaminu premiowania stanowiły nieobowiązujące już przepisy. W powyższym regulaminie wynagradzania nie zostały uregulowane kwestie dotyczące odrębnego wynagrodzenia jakie przysługuje pracownikom wykonującym dodatkowe zadania m.in. dodatku kasjerskiego, odpraw emerytalnych dla nauczycieli oraz korzystania z wyżywienia przez pracowników PP nr 52. W § 12 błędnie przyznano nauczycielom dodatek za wysługę lat w wysokości 5% wynagrodzenia zasadniczego po 5 latach pracy, ponieważ według art. 33 ust. 1  ustawy z dnia 26.01.1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) nauczycielom przysługuje dodatek za wysługę lat, w wysokości 1% wynagrodzenia zasadniczego za każdy rok pracy, wypłacany w okresach miesięcznych poczynając od czwartego roku pracy.
W wyniku kontroli stwierdzono, że w obowiązującej w PP nr 52 zakładowej polityce rachunkowości i instrukcji inwentaryzacyjnej nieprawidłowo wskazano podstawę prawną, a dodatkowo podstawę prawną procedur kontroli finansowej, regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz instrukcji dotyczących obiegu i kontroli dokumentów i gospodarki kasowej w PP nr 52 stanowiły nieobowiązujące już przepisy. Kontrola wykazała ponadto szereg uchybień dotyczących zapisów ww. instrukcji, regulaminów i procedur. Stwierdzono bowiem, że w ww. dokumentach wskazane zostały stanowiska i komórki organizacyjne, które nie funkcjonują w PP nr 52, zapisy dotyczące inwentaryzacji uregulowane zostały równocześnie w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów jak i w instrukcji inwentaryzacyjnej, natomiast zasady prowadzenia gospodarki kasowej zarówno w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów jak i w instrukcji kasowej. Dodatkowo plan kont stanowił załącznik zarówno do zakładowej polityki rachunkowości i instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, a zapisy zakładowej polityki rachunkowości w zakresie ochrony danych i ich zbiorów wskazywały procedury ISO, których nie było w dokumentacji PP nr 52. Powyższe stanowić może przyczynę powstawania nieścisłości czy sprzeczności dotyczących działania jednostki w ww. obszarach.
Kontrola wykazała, że w dokumentacji PP nr 52 nie zostały określone szczegółowe zasady ewidencji pozostałych środków trwałych, co uniemożliwiało dokonanie kontroli prawidłowego ujęcia w księgach rachunkowych zakupionego w 2007 r. wyposażenia tj. wyposażenie kuchni, zlew, akcesoria komputerowe.
Stwierdzono ponadto, że nie sporządzono planu finansowego rachunku dochodów własnych oraz projektu i planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych PP nr 52 na rok 2007. Przyczyną powyższego było sporządzenie i przekazanie ww. dokumentów przez Wydział Oświaty UM. Było to niezgodne z zapisami § 4, § 5 i § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno – prawną - Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), wg których dokumenty te sporządza kierownik samorządowej jednostki budżetowej.
Kontrola wykazała ponadto, że Pani Dyrektor PP nr 52 wywiązywała się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Uchybienie stanowił jednak brak potwierdzenia dotyczącego dostarczenia powyższych informacji do Urzędu Miasta Szczecin.
Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi PP nr 52:
1.      Dokonanie modyfikacji w systemie komputerowym, służącym do prowadzenia ksiąg rachunkowych PP nr 52, w celu uzyskiwania czytelnych informacji do sporządzania obowiązujących jednostkę sprawozdań budżetowych i finansowych.
2.      Sporządzanie projektów i planów finansowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3.      Dokonywanie kontroli i dekretacji dokumentów księgowych, poprawy popełnionych na nich błędów oraz sporządzanie zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
4.      Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
5.      Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji PP nr 52, dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości, procedur kontroli finansowej, obiegu i kontroli dokumentów, inwentaryzacji oraz gospodarki kasowej zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
6.      Uzgodnienie ewidencji dotyczącej stanu pozostałych środków trwałych oraz określenie szczegółowych zasad ich ewidencji.
7.      Sporządzanie notatek służbowych z dokonania analizy rynku przy zakupie powyżej 3.000 zł z wskazaniem szacunkowej wartości zamówienia i z zastosowaniem kursu euro wynikającego z obowiązujących przepisów w tym zakresie.
8.      Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji PP nr 52, dotyczącej zatrudnienia i wynagrodzeń pracowników oraz przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. 
 

Informacja o wytworzeniu danych   Poprzednie wersje danych
© Urząd Miasta Szczecin link zewnętrzny Wszelkie prawa zastrzeżone Kontakt. Pl. Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin