Przejdź do głównego menu Przejdź do treści
logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/38/07

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2006 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

XIV Liceum Ogólnokształcące, ul. Kopernika 16a w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 20.12.2007 r. – 08.01.2008 r. przeprowadził kontrolę w XIV Liceum Ogólnokształcącym (zw. XIV LO) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5 % wydatków 2006 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 17 stycznia 2008 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 stycznia 2008 r.
Według sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za 2006 r. wydatki jednostki wyniosły 2.221.017,59 zł. Kontrolą objęto wykonane wydatki na łączną kwotę 200.023,31 zł, to jest 9 % ogólnych wydatków budżetowych jednostki.
W zakresie objętym kontrolą stwierdzono uchybienia polegające przede wszystkim na: nie ujęciu wszystkich wymaganych przepisami zapisów w polityce rachunkowości jednostki, nieaktualizowaniu na bieżąco Regulaminu Prac Komisji Przetargowej, braku potwierdzenia zapoznania się z instrukcjami funkcjonującymi w jednostce przez poszczególnych jej pracowników, nie dokonywaniu opisu operacji przy dokonywaniu zapisów w księgach rachunkowych.
W wyniku kontroli stwierdzono, iż w polityce rachunkowości funkcjonującej w XIV LO w Szczecinie nie znajdowały się zapisy dot. opisu systemu informatycznego oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. Konieczność zawierania powyższych zapisów wynika z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c oraz pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) zw. dalej uor. Przedmiotowe przepisy wskazują, iżjednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) oraz opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów (art. 10 ust. 1 pkt 4).
            W toku kontroli ustalono, iż Regulamin Prac Komisji Przetargowej wprowadzony Zarządzeniem (bez numeru) Dyrektora XIV Liceum Ogólnokształcącego w Szczecinie z dnia 22 lipca 2002 r. w punkcie 2 wskazywał, iż „Komisję przetargową obowiązują przepisy: 1) ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, 2) ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych z aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie (…)”. W okresie objętym kontrolą jaki i obecnie obowiązują przepisy: 1) ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.), 2) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655).
W trakcie kontroli ustalono ponadto, że w dokumentacji jednostki nie znajdowały się dokumenty wskazujące na fakt zapoznania się i przyjęcia do stosowania przez poszczególnych pracowników funkcjonujących w XIV LO procedur i instrukcji. Stwierdzono także, iż zapisy w księgach rachunkowych nie zawierały wszystkich wymaganych przepisami elementów. Na 16 skontrolowanych faktur, w przypadku 15 stwierdzono, iż w księgach rachunkowych pole dotyczące opisu operacji (pozycji) nie było wypełniane. Na konieczność wypełnienia powyższego pola wskazuje art. 23 ust. 2 pkt 3 uor, który stwierdza, iż: „zapis księgowy powinien zawierać co najmniej (…) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów”.
Kontrola wykazała, że Główna Księgowa XIV LO spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.
Kontrola wykazała również, że Dyrektor XIV LO wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania informacji dotyczących transakcji podejrzanych w związku z Zarządzeniem nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10.06.2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Według ww. informacji w XIV LO nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
 
Prezydent zalecił Dyrektorowi XIV LO:
1.      uzupełnić funkcjonującą w jednostce dokumentację dotyczącą przyjętej polityki rachunkowości o elementy wymagane przepisami prawa,
2.      uaktualnić Regulamin Prac Komisji Przetargowej,
3.      uzupełnić oraz każdorazowo wymagać podpisu stwierdzającego fakt zapoznania się pracownika z dokumentami wewnętrznymi (regulaminami, instrukcjami itp.)
4.      uwzględniać w zapisie księgowym wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o rachunkowości

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2008/02/21, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2008/02/21 14:45:14
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2008/02/21 14:45:14 nowa pozycja